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Bem vindo à Solu>ção

Seja bem vindo à Solução Serviços Para Condomínios, uma empresa destinada exclusivamente à administração de condomínios na cidade de Caxias do Sul - RS. Com mais de vinte e cinco anos de experiência e tradição, temos as melhores soluções administrativas do mercado para o seu Condomínio, contando com um moderno sistema de informações e processos automatizados. Prestamos atendimento sério, honesto e inovador, visando sempre o bem-estar e a satisfação de nossos clientes.

Rapidez

Rapidez e eficiência no atendimento são dois requisitos básico para uma boa administração. A Solução preza pelos mesmos a fim de atender seus clientes da melhor forma possível.

Inovação

Contando com uma equipe interna de tecnologia da informação, a Solução busca estar sempre adequada às inovações tecnológicas, se mantendo sempre atualizada no quesito inovação.

Tradição

Desde o ano 2000 a Solução oferece excelência na prestação de serviços administrativos, sempre atuando com responsabilidade, transparência, inovação e rapidez.

Nossos Departame>ntos

Administrativo
Cobrança
Financeiro
Jurídico
Manutenção
Pessoal

Administrativo

Ocorrências Condôminos / Avisos / Advertências / Multas
Aplicação de Convenção Condominial e Regulamento Interno
Convocação e Assessoria em Assembléias / Editais
Conciliação e Assessoria de Conflitos Condominiais
Orientação Administrativa a Condôminos e Síndicos
Cobrança de Reserva de Salão Festas / Churrasqueira
Espaço para Arquivo Condomínio

Cobrança

Emissão de Boletos de Taxas Condominiais
Cartas de Cobranças Administrativas
Acordos Extrajudiciais
Acompanhamento de Inadimplência e Processos Judiciais
Leitura de Água e Gás Individualizado

Financeiro

Contas à Pagar / Acompanhamento dos Pagamentos Diários
Pagamento de Fornecedores
Prestação de Contas Mensal e Relatório Financeiro
Conciliação Bancária
Previsão Orçamentária / Redução Custos
Investimentos e Fundo de Reserva Condomínio
Conta Bancária de Fundo de Reserva Condomínio

Jurídico

Departamento Jurídico “Especializado na Área Condominial”
Assessoria Jurídica ao Síndico e Membros Administrativos
Assessoria Jurídica ao Condômino
Assessoria Completa ao Condomínio: Áreas Civil e Trabalhista
Acordos Extrajudiciais
Processos Inadimplentes
Assessoria Jurídica em Assembléias

Manutenção

Acompanhamento de Orçamentos Anuais dos Condomínios (Seguro Prédio, Sistema Contra Incêndio, Pára-Raios, Dedetização, Limpeza Caixas D'Água)
Acompanhamento de Manutenções
Assessoria em Orçamentos do Condomínio
Negociação com Fornecedores e Acompanhamentos de Contratos de terceiros
Compra de Materiais para Condomínio

Pessoal

Folha de Pagamento
Recolhimentos de Encargos Sociais
Acompanhamento de Exames Médicos
Acompanhamento de Férias
Assessoria à Documentação de Empresas Terceirizadas dos Condomínios
Recolhimento Fiscal Prestação de Serviços
Rescisão e Homologação de Funcionários

Fique por Dentro - Últimas Notícias

Quais documentos do condomínio devem ser guardados?

A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada.

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

Período: 2 anos

Documentos

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)

Pedido de demissão

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

Período: 3 anos

Documentos

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)

Período: 5 anos

Documentos

Acordo de compensação de horas

Apólices de seguro

Atestado Médico

Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.

Conta de água, luz, telefone.

Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais

Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores

Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo

Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio

Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores

Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios

Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água

Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos

Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio

Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário

Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)

Recibo de pagamento de salários

Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

Período: 10 anos

Documentos

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais

Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros

Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais

CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)

DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)

Folha de pagamento

GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)

Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

Imposto de renda na fonte

Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)

Período: 20 anos

Documentos

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)

Período: 30 anos

Documentos

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)

RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)

Período: Indeterminado

Documentos

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado

Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.

Contrato de trabalho

Convenção do condomínio (original, alterações e atual)

Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Documentos relativos ao PCMSO e PPRA

Listas de qualificação e presença nas assembléias

Livro de inspeção do trabalho

Livro ou ficha de registro de empregados

Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos

Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado

Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual

Registro de empregados

Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)

Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio

Fonte: LicitaMais

Convenções atualizadas e eficientes

Há pouco mais de dez anos a legislação brasileira passou por alterações importantes. Com a formulação de um novo Código Civil, muitas convenções condominiais ficaram ultrapassadas, o que traz dificuldades para a gestão do síndico. Em documentos antigos, cláusulas conflitantes com a legislação vigente tornaram-se inaplicáveis. “O problema mais comum é o síndico usar, indevidamente, dispositivos da Convenção que já não possuem mais validade jurídica. Esses atos são ilegais e, portanto, podem ser objeto de anulação”, informa o advogado especialista em direito condominial Alberto Calgaro. Dessa forma, sempre quando é necessário tomar uma atitude não prevista na convenção, o síndico precisa convocar uma assembleia para deliberar o tema, observando o quórum exigido para cada tipo de decisão. Apesar de não ser uma obrigatoriedade, especialistas recomendam a atualização das normas que regem o condomínio, não somente para aliá-las ao Código Civil, mas também para criar dispositivos mais modernos que auxiliem na administração condominial.

A síndica Dalva Luiza Macedo revela que o Conjunto Habitacional Itaguaçu, localizado no bairro Jardim Atlântico, em São José, é regido por uma convenção elaborada há 35 anos. Por ser muito antigo, o documento não prevê o crescimento da cidade e as evoluções tecnológicas. “Naquela época os nossos moradores não tinham nem skate. Esse equipamento, por exemplo, gera conflitos no nosso condomínio, pois a norma não estabelece regras para a prática desse esporte”, relata. Outro fator que ficou sem regulamentação e gera transtornos insustentáveis para a síndica é a escassez de vagas na garagem devido ao aumento do número de veículos. “O nosso estacionamento é rotativo. No passado eram poucos carros, hoje temos apartamentos que têm três veículos. Acontece de o morador que tem um carro só ficar sem vaga. Precisamos garantir pelo menos uma vaga para cada unidade”, conta.

Além disso, a síndica Dalva aponta a necessidade de implementar medição individualizada da água no condomínio através da instalação de hidrômetros em cada unidade. No entanto, ela reclama que acaba esbarrando nas cláusulas da Convenção que, nesse caso, prevê que as despesas sejam rateadas. “A água representa 50% da nossa despesa. O problema é que muitos moradores desperdiçam ou muitas vezes nem sabem se existe algum vazamento em casa e também não sabem quanto consomem de água. Se o medidor fosse individual, as pessoas economizariam”, exclama. Para coibir maus comportamentos, o síndico precisa ter algumas ferramentas disponíveis, tais como aplicação de advertências e multas. Esse não é o caso da síndica Dalva, que fica de mãos atadas diante de infrações praticadas no condomínio. “Não tenho como coibir moradores antissociais, por exemplo. A nossa convenção ainda refere-se ao uso de vitrola! A realidade do condomínio mudou”, salienta.

Competências

A iniciativa de provocar a discussão sobre a necessidade de atualização da convenção pode partir do síndico, conselho, ou condôminos. No entanto, a função de atualizar a convenção cabe, exclusivamente, à assembleia geral, convocada especificamente para essa finalidade, e exige a aprovação de, no mínimo, 2/3 do total dos condôminos. ”Do total, não apenas dos presentes”, observa o advogado Calgaro. Essa é a principal dificuldade encontrada pelos síndicos que pretendem sugerir a atualização do documento. “O nosso condomínio tem 348 unidades distribuídas em 30 blocos. Temos muitos condôminos e não conseguimos reunir o quórum de dois terços para renovar a nossa convenção”, conta a síndica Dalva.

A iniciativa de alterar a convenção também pode partir dos condôminos, que podem solicitar ao síndico que convoque uma assembleia geral para discutir o tema. Caso o síndico permaneça omisso, 1/4 (um quarto) dos condôminos pode fazer a convocação. Em último caso, qualquer condômino poderá requerer judicialmente a convocação da assembleia, “É importante destacar que o Judiciário jamais irá determinar a atualização da convenção, podendo, apenas, determinar a realização de uma assembleia geral para discussão do assunto – pois é exclusiva da Assembleia Geral a competência para modificar a convenção”, complementa Calgaro. Além disso, observa o advogado, o Judiciário somente determina a anulação de uma determinada cláusula da convenção caso esta seja flagrantemente ilegal, sem adentrar no mérito se tal dispositivo favorece ou desfavorece algum condômino.

Novos dispositivos

Para os condomínios que estão prestes a atualizar suas convenções, vale a pena ler as orientações da professora e autora do livro “Revolucionando o Condomínio”, Rosely Benevides de Oliveira Schwartz. Ela aponta alguns dispositivos modernos a serem incluídos que auxiliarão na gestão e organização do condomínio. Confira.

- Evite administração ditatorial: acrescente uma cláusula que proíba o síndico, subsíndico e conselheiros de usarem procuração para se reeleger e aprovar suas contas.

- Valorize o voto e a participação dos condôminos: limite o número de duas a três procurações por morador.

- Garanta a democracia: em casos de condomínios cujos investidores detêm propriedade de número relevante de apartamentos, estabeleça o direito das minorias. Se o proprietário tem mais de 50% do prédio e não houver regra específica para impedir o domínio, ele pode decidir sozinho sobre as questões do condomínio, visando os próprios interesses, e impedir que os demais condôminos participem. Portanto, estabeleça o peso do voto e neutralize esses poderes.

- Diga não para o cargo vitalício: renove a gestão. É recomendável que, após uma reeleição, o síndico se afaste para que outras pessoas possam assumir o cargo. Geralmente, quando o síndico permanece durante muito tempo na administração, perpetuam com ele os vícios e a acomodação. Nada impede que o antigo síndico assuma outro cargo, que pode ser de subsíndico ou conselheiro. A renovação também traz motivação para os funcionários.

- Profissionalize a gestão: convenções antigas determinavam que o síndico tinha que ser, obrigatoriamente, morador do condomínio, o que impedia a contratação de um síndico profissional. Especifique com cláusulas claras como será a contratação, quem determinará, bem como valores de remuneração.

- Destine o fundo de reserva: estabeleça limite para manter dinheiro no fundo de reserva. A referência mais utilizada é de uma arrecadação e meia. Há síndicos que guardam muito dinheiro sem investir em manutenção para o condomínio. O Fundo de Reserva poderá ser utilizado para cobrir tanto despesas ordinárias quanto extraordinárias. Porém, convém manter em contas distintas o chamado “Fundo de Reserva”, que irá cobrir as despesas ordinárias, e atribuir, por exemplo, o nome de “Fundo de Obras ou Benfeitorias” aos valores destinados a cobrir as despesas extraordinárias.

- Regulamente a realização de obras: inclua itens na convenção que detalhem as regras previstas no Código Civil. É comum ver obras realizadas sem aprovação de quórum representativo. A realização de uma obra por meio de um quórum irregular tornará sua cobrança passível de questionamento judicial. Para evitar que o síndico julgue que todas as obras são necessárias, essas deverão ser exemplificadas na convenção. Segundo o Código Civil, as obras necessárias são as que têm por fim conservar o bem ou evitar que se deteriore.

Principais alterações

INADIMPLÊNCIA – o artigo 1.336 do Código Civil reduziu o percentual da multa com vencimentos após o dia 11 de Janeiro de 2003 por atraso no pagamento da taxa condominial. O teto caiu de até 20% para até 2% na lei vigente.

MULTAS – nos artigos 1.336 e 1.337 o legislador incluiu a possibilidade de multas como ferramenta de punições ao transgressor de deveres expostos na convenção ou regimento interno, lei especial ordinária, ou ainda preceitos morais ou dos bons costumes.

ASSEMBLEIAS – o artigo 1.354 o Código Civil advertiu, expressamente, que a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.

OBRAS – os artigos 1.341, 1.342 e 1.343 dispõem sobre a realização de obras no condomínio. O Artigo 1.341 qualificou as obras em voluptuárias úteis, necessárias e necessárias urgentes, deliberando diferentes quóruns para aprovação, inclusive em caso de omissão do síndico.

Na prática

Confira as dicas do advogado Zulmar Koerich, especialista em direito condominial e autor do livro “Condomínio Edilício: aspectos práticos e teóricos”.

A atualização deve ser precedida de uma conscientização da importância das alterações, demonstrando o que é possível fazer com as modificações sugeridas, através de informativos e comunicados aos condôminos. Por exigir quórum significativo, paciência e perseverança são dois alicerces fundamentais (o processo de aprovação de alteração deve ser planejado, por vezes exigindo significativo espaço de tempo).
Encaminhe previamente aos condôminos uma minuta contendo as alterações sugeridas, solicitando a participação de todos com adendos, reprovações e críticas construtivas.
A atualização deve ser realizada por profissional habilitado, preferencialmente advogado especialista na área.
Com o documento já elaborado, faça uma campanha para o comparecimento dos condôminos para aprovação da nova convenção em assembleia.
Se for o caso, requisite uma procuração daqueles que não puderem comparecer a assembleia para fins de alcançar o quórum necessário.

Fonte: CondomínioSC

Alta tecnologia é a aposta de segurança dos condomínios no país

A tecnologia é um item indispensável nos tempos de hoje e ela não poderia ficar de fora dos diferenciais e nos pedidos dos moradores de condomínios no Brasil. Ativação de aparelhos eletrônicos com simples toque em um botão e a segurança de toda a família com total tecnologia estão entre os serviços mais pedidos às construtoras e administradoras.

Empresas especializadas em eletrônica e tecnologia estão ganhando espaço e cada vez mais demanda nos condomínios. Luiz Sérgio Landini, diretor da empresa de segurança eletrônica G-Eletro, afirma que cada vez mais eles recebem pedidos para câmeras de última geração e que possam detectar qualquer movimento. “Câmeras com infravermelho e com gravações noturnas estão entre as mais pedidas”, afirma Landini.

Segundo levantamento da Abese (Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança), as companhias de segurança correspondem a 12% do consumo total dos produtos relacionado à segurança e esse número tende a crescer.

Além das câmeras e sensores de movimento, os condomínios e moradores também apostam nas fechaduras especiais, leitores faciais e outras ações contra arrastões.

Planejamento traz mais segurança

Para que realmente a tecnologia aja a favor do condomínio é preciso ter organização e um plano de ações. Às vezes o número de câmeras não importa e sim o posicionamento de cada uma e onde estão instalados os equipamentos que monitoram cada uma, por isso é importante realizar uma análise de risco.

A realização dessa análise deve ser feita por um consultor de segurança. Ele determinará onde são os pontos mais vulneráveis e quais os equipamentos realmente necessários para o local e após isso um projeto de segurança será criado e discutido com o síndico do condomínio.

Para orientar administradores de condomínios e síndicos, a Abese disponibiliza uma cartilha completa sobre segurança eletrônica e quais as melhores opções de equipamento que devem ser utilizados em cada ocasião e tipo de prédio.

Fonte: Condoworks